Trabajar en grupo: Calendarios remotos

Siguiendo la línea abierta en otros posts sobre gestión de información y proyectos cuando se trabaja con más de una persona (ver artículos sobre las plantillas y los nombres de archivos) , hoy me gustaría hablar de los calendarios remotos.

Todos sabemos qué son los calendarios: un lugar donde apuntar lo que estaremos haciendo en un día determinado para poder planificarnos. También conocemos sus limitaciones: si se trata de un objeto físico que llevamos siempre encima para que nos sea útil, nadie más podrá apuntar o consultar nada en él (especialmente problemático para gente a quien le asignan citas o reuniones). Por el contrario, si lo dejamos en la oficina para que otras personas puedan apuntar o consultar, seremos nosotros mismos quienes no sepamos qué tenemos que hacer en el transcurso del día o en los días venideros. Lo mismo se aplica si se trata de un archivo almacenado en un ordenador. Estos dos problemas hacen que un calendario no sea todo lo útil que debería ser, hasta el punto que pierde sentido utilizarlos.

Cuando se trabaja con varias personas se hace muy necesario estar coordinados, y en este sentido, compartir un calendario con las fechas clave, es vital. ¿Cómo conseguir compartir con todos los miembros del equipo un mismo calendario y ahorrarnos los dos problemas comentados anteriormente? Pues aprovechando algo que la mayoría de lectores habituales de blogs conocen: la sindicación de contenidos. Esta tecnología de distribuir y recibir información mediante los lenguajes xml, ical o similares permite a una o varias personas con los permisos oportunos añadir citas, reuniones, eventos... en un mismo calendario y que éstos aparezcan automáticamente en nuestro ordenador, portátil, teléfono o dispositivo móvil con la garantía de estar siempre todos sincronizados.

Los programas y servicios que ofrecen la opción de compartir calendarios son muchos, basta fijarse en que ofrezcan opción a exportar e incorporar los formatos de sindicación para calendario más habituales: ical, xml o html, como por ejemplo sunbird, lightning para thunderbird, iCalendar, Outlook... o calendarios online como google calendar, yahoo calendar...

Todo esto ofrece una ventaja derivada: podemos suscribirnos a calendarios públicos que tengan alguna relevancia para nosotros, como por ejemplo la agenda de eventos de +arquitectura, que permite estar al corriente de eventos, concursos y efemérides arquitectónicas en tu propio calendario sin tener que hacer nada más que añadir el enlace y esperar a que se actualicen automáticamente y nos envíe (si así lo hemos indicado) recordatorios cuando la fecha esté próxima.